Жағдайларды ауқымы. қалыптастыру тәртібі

оларды орындау кейін барлық құжаттар болған жағдайда топтастырылған болуы тиіс. ГОСТ 51141-98 сәйкес «термині бизнес» бір құжатты түсінікті немесе ұйымның нақты бағытына қатысты құжаттар, жиынтығы және жеке қақпақтың астында қалтаға орналастырылады болып табылады. Дұрыс қалыптастыру үшін, әрбір ұйымның жағдайларды сақтау және жазу жыл сайын құжаттардың жылдам іздеу үшін маңызды болып табылатын, құрамдас номенклатурасы істер (назарға ішкі және сыртқы ортадағы өзгерістерді ескере отырып) керек.

Кезде істерін қалыптастыру кез келген бірлік есепке алу бірыңғай мемлекеттік жүйесінің талаптарына басшылыққа алуға тиіс. Негізгі ережелер ГОСТ 51141-98, орыс мұрағаттарында департаментінің негізгі құжаттарында баяндалған, нұсқаулар құжаттық материалдардың органдар, тізімдерін мұрағаттау. Ол сәйкес келуі қажет құжаттардың сақтау тұрғысынан және файлдар. әрбір бөлімінде күрделі құрылымы мен көптеген функцияларын ұйым болса және ұйымдастыру арқылы құжаттарды, қалыптастыру және индекстеу істерді ұйымдастыру бірыңғай принциптерін қолданылады. Сондықтан номенклатурасы істер департаментінің қызметкерлері, сапалы қызмет көрсету, кез келген басқа құрылымдық бөлімшесі немесе ұйым ескере нормативтік құжаттардың талаптарын ескере отырып құрылуы тиіс.

Бірінші қадамда номенклатурасы бірлік немесе ұйым істерді қамтуға тиіс құжаттар, мәселелерін және санаттарын анықтау болып табылады. Біз қалай жасау және алуға құжаттама толық сомасын жабуға қажеттілігіне кірісуге тиіс. Сіз номенклатурасы арқылы қамтылмаған жаңа сұрақтарды қараңыз кезде, ол толықтырулар енгізу қажет. Нысаны істер номенклатурасы уақтылы жаңарту мүмкіндік тиіс. Сондықтан, мәселелер индекстегенде жаңа индекстер мүмкіндігін қамтамасыз етеді және бұрын тағайындалған индекстері өзінде қалыптасады істерді ауыстыру жоққа тиіс. Аяқталмаған бизнес попутные бастапқы санының сақтау бастап келесі жылы ауқымына астам асырылады.

Әрбір жағдайда атауы анық болуы және толық болған жағдайда құрамы және осы папканың құжаттардың мазмұнын ашып тиіс. Қалтадағы индексі және көрсетілуі тиіс жарамдылық мерзімін жағдайда. жағдайларда шоғырландыру атаулы, мысалы, бұйрықтар, хаттамалар, нұсқаулар және т.б. негізінде жүзеге асырылады. Жағдайлары т.б. аумақтық негізінде біріктірілген белгілі бір репортер, шикізатпен қамтамасыз ету үшін хат-, журналистердің сәйкес, хат, мысалы, егжей-тегжейлі бапталған, және мүмкін.

құжаттарды топтастыру кезінде олардың сақтау мерзімдерін назар аудару керек. уақытша және тұрақты сақтау немесе әртүрлі сақтау кезеңдердің бірі жағдайда құжаттар біріктірілуі мүмкін емес. Бұл опциялар көбейтіледі жобасы мәміле, цехқа құжаттар немесе данада қамтиды рұқсат етілмейді. істері қалыптастыру барлық құжат қолдардың және тиісті рәсімдеу қатысуымен тексерілуі тиіс.

Индекстеу істер және басымдылық тәртібі маңыздылығы тәртібімен жүргізілуі тиіс. Бірінші ең маңызды құжаттарды (бұйрықтар, ережелер немесе басқа белгіледі әкімшілік құжаттар). істер номенклатурасы, сақтау, тапсырыс эвакуациялау шарттарын істер индекстерін және тақырыптарды қамтуы тиіс. жағдайларда ауқымы ұйымдастыру белгіленген тәртіппен бекітілген және келісілген офицері облысының мемлекеттік мұрағаты. Номенклатураның жылдың соңында әрбір санаттағы жыл ішінде ашылды жағдайларда санын көрсететін қорытынды рекорд шығарды. (Өтеу мерзімі кезінде) уақытша сақтау жағдайларда тұрақты мұрағаттау немесе кәдеге жарату туралы істерді тапсыру белгіленген сәйкес жүргізіледі іс жүргізу бойынша нұсқаулыққа арқылы ұйымдастыру құқығын.