Жазбалар басқару және құжаттарды басқару дегеніміз не?

бизнесте Табыс оның дұрыс ұйымдастыру байланысты. басшылары мен қызметкерлері Екі мұндай құжаттарды ресімдеудің білуі тиіс, бұл. бар, және қандай ережелер жұмыс үрдісінің ұйымдастыру ескерілуі тиіс қандай түрлері, оның ерекшеліктері қандай?

жазбалар басқару дегеніміз не

Кез келген ұйым, меншік нысанына қарамастан және сипаттамаларын, бизнес барысында қағаз түрлі жасайды. Ол екеуі де тапсырыстар мен хаттар, және есептер болуы мүмкін. Олардың барлығы ұйымдық және әкімшілік құжаттама тиесілі.

Office жұмыс - ұйымдастыру құжаттарды жасау үшін қызмет, белгілі бір ережелер мен талаптарды орындады. Ең жиі кәсіпорындарда, осы секторда жұмыспен қамту персонал бөледі. шағын фирмалар хатшысы функциясы кез келген дерлік қызметкердің орналастырылуы мүмкін.

Сіз терминология (қандай іс жүргізу) мәнін түсіну болса, онда ол сөздің шығу тегі анық болуы мүмкін. Бұл, ең алдымен, ресми ақпараттың материалдық жеткізгіште бекіту. Осы процестің барысында жасайды , ұйымдастырушылық және әкімшілік құжаттар кейіннен белгілі бір әрекеттерді бастама ол.

«Іс» термині ресми мемлекеттік деңгейде ережелерге тіркелген отырып, қалыптасты, ұзақ уақыт бойы, бірақ тек өткен ғасырдың ортасында пайда болды.

Office басқару және құжаттарды басқару - бұл не?

ұйым дербес заң сүре алмайды. Ол әрқашан жазбалар басқару және құжаттарды басқару болып табылады. оларды ұйымдастыруға қалай аудару қандай қағаз ерекшеліктері, не? хатшылары, мұрағатшылар, кадр бөлімінің қызметкерлері: Бұл мәселелер мамандар шешеді.

Бизнес сырттай, қағаз немесе электрондық құжатты құру материалдық жеткізгіште ақпаратты фиксинг қамтиды. қозғалысы бұйрық немесе орындалуын және мұрағат немесе жойылуын жіберу үшін оны құру хат - оның базасында салынған жұмыс процесі ұйым болып табылады.

ұйым құжаттың қызметкерлері мен басқару қатысты бизнес жұмыстардың орны, сондай-ақ сыртқы және ішкі болып бөлінеді. көзден, жолда хаттар алға тапсырыстарды байланысты болады.

Ішкі құжат ұйым мынадай кезеңдерді қамтиды:

• Жоба құжаттың құру;
• үйлестіру;
• күні және төмен қою құжат жобасы қол қою, тіркеу нөмірін; тiркелген кезден бастап ресми жарияланған саналады және орындау үшін қабылданған;
• қылмыскерлерді және мониторинг келтіру;
• тапсырмаларын орындау;
• мерзімдері және қажеттілігі байланысты сақтау үшін құжаттарды орындау, тіркеу;
• мерзімі өткен немесе мұрағаттау үшін оларды жобалау іскерлік құжаттаманы жою.

тұтастай сыртқы Құжат кезеңдері ұқсас, бірақ кейбір айырмашылықтар бар:

• сырттан компанияның берілген құжаттар. Бұл қағаз ата-ана мен бала, филиалдары, ресми билік органдарынан регламенттер, сот бұйрықтары, азаматтардың хаттары болуы мүмкін.
• Барлық тіркеу процедурасынан өтіп, қажет бизнес құжаттарды ұйымдастыруға алды. Бұл олар бақылауға алынды растайды.
• Келесі қадам құжат, енгізу немесе өнімділігі талаптарына жұмыс істеу болып табылады.
• Қажет болған жағдайда, ресми жауап жасалады.
• соңғы кезең - ұзақ немесе мұрағаттық сақтауға сурет, және ықтимал жою.

Сонымен қатар, ұйымның басқару қатысты құжаттың мынадай түрлері бар:

• жоғары қарай - құлдың билеушілерінің (түсіндірме жазбалар) үшін;
• төмен қарай - басқару қызметкерлері (тапсырыстар) үшін;
• көлденең - тең лауазымдарға (актілер, хаттамалар) арасындағы.

құжаттың барлық сатылары қозғалыс болып табылады арнайы журналдарда тіркеледі. Олар бірнеше түрлі тәсілдермен жүзеге асырылуы мүмкін:

• тізілімдерінің қозғалысы құжаттар;
• карточкалары құжаттар;
• электрондық құжат ұйымдардың басым көпшілігі ең көп таралған болып табылады.

сот iсiн жүргiзу ерекшеліктері

Көптеген қандай заңды құжаттар білгім, және ол қалай барлығы ерекшеленеді. Сот ісі - бұл құжаттар мен заттай дәлелдемелер туралы сәл басқаша жиынтығы болып табылады. Тиiсiнше сақтау және қозғалысы сот жүйесінің ашықтығын қамтамасыз етеді. ұйымдастырушылық айырмашылығы Сынақ іс, ерікті болуы мүмкін. Ол уәкілетті тұлғалардың жүргізіледі және қатаң бақыланады. Ол үшін, сондай-ақ нормативтік және жою дейін барлық қадамдарды анықтады.

Хатшысы функциялары

қандай іс жүргізу және құжаттарды компанияның қызметкерлері өте жанымда көпшілігі. кәсіби қызметі - бұл сол хатшысы.

Хатшылық кәсіпорындар негізгі функцияларын орындауға құжат басқару. пішіні және жұмыс ұйымдастыру ерекшеліктері есепке алу қызметі бизнес осы түрге бөлінеді:

• Орталықтандырылған - барлық хатшылары сол бөлімнің және пәндік-бас іс қызметкердің немесе аға хатшысы болып табылады.
• Орталықтандырылмаған - өз міндеттерін орындау хатшылары және қызметкерлері, әр түрлі басшы ұйымдастыру және пән бөліктері арқылы тарады.
• Аралас - бұл ірі ұйымдарда ең көп таралған болып табылады.

Ерекшеліктері компания тікелей хатшылық қабылданған қандай нысанда байланысты болады құжатқа.

іс жүргізу бойынша нұсқаулық

Меншік нысанына қарамастан мөлшері мен нысаны, кез келген ұйымдағы құжаттардың қозғалысын реттейтін нормативтік акт болуы тиіс. Қандай жазбалар басқару жөніндегі нұсқаулық, және қалай жасауға болады? Бұл мәселе хатшылары, сонымен қатар көшбасшылар арасында ғана емес, алаңдаушылық туғызады.

іс жүргізу бойынша нұсқаулық - бұл бұйрық немесе пайдалану нұсқаулығына бекіткен ұйымның ішкі реттеу, мерзімсіз іс-қимыл болып табылады. Ол, құжаттың барлық өту кезеңдерін жазылған қолтаңбалар ресми құжаттар, ұсынылған жобалау үлгілері, дайындамалар мен нысандарын түпнұсқалығын растай алады лауазымдарының, тізімі болып табылады.

қағаздарын жүргізу

құжат (жылына кем дегенде 200) төмен деңгейімен шағын ұйымдарда осы рекордтық сақтау бұл ешқандай мәселе болып табылады. Барлығы қызметкерлердің өздері, немесе тіпті бас мәжбүр шешіледі.

есеп жүргізу міндеттемелері тікелей қызметкері үшін де болса және оның еңбек шартында жазылған жоқ, ол өз функцияларын сеніп тапсырады Жарлық шығаруға қажет. Бұл құжат қосымша баж, міндеттерін және өтемақы бояу Мәлімет керек.

персонал жазбаларды ерекшеліктері

Егер ұйым бір қызметкерді жұмыс істейді, онда сіз жұмыспен қамту құжаттарды жасайды көз жеткізіңіз. қандай HR аутсорсинг мәселе, шағын қызметкерлер саны бар компаниялар үшін ерекше маңызды болып табылады.

HR аутсорсинг - қызметкерлердің жұмыспен қамту қатысты нақты құжаттардың қозғалысын қамтамасыз ету болып табылады. Кадр бөлімінің - Әдетте, бұл баж арнайы блок арқылы жүзеге асырылады. Олардың функциялары қабылдау, өңдеу және сақтау қамтиды HR құжаттар. құпия болып табылатын жеке деректерді өңдеу, соның ішінде.

Кадр іс жүргізу, әдетте құпиялылық және сақтау ерекшеліктері ережелерін жалпы сәйкес бөлек жүргізіледі.

кеңсесінің оңтайландыру

Сандық технологиялар қарқынды дамуына қарамастан, көптеген ұйымдар жұмыс үрдісін оңтайландыру үшін қиын болып табылады. ескірген қағаз хат-әкелуі және тұрақты журналдарын жүргізуді жалғастырады.

Бұл екі факторларға байланысты болып табылады:

• инновациялық кәсіпорын қызметкерлеріне қарсылық;
• Қаржы болмауы.

Менеджерлер айтарлықтай инвестиция Жұмыс процесі оңтайландыру айтарлықтай береді екенін есте ұстауымыз керек экономикалық тиімділік.