Хатшы-референттің құқықтары мен міндеттері

Көпшілігіміз секретардың міндеттерін толық білмейміз. Дегенмен, жұмысқа кіріспес бұрын, осы қызметкердің лауазымдық сипаттамасына нақты ненің енгізілгенін нақты түсіну керек. Бұл секция хатшысы ежелгі Римде пайда болды. Бұл лауазым маңызды деп саналды және адамға ұлы билік берді, сондықтан адам тек хатшының міндетін атқара алады. Тек XIX ғасырдың аяғында әйелдерге діни жұмыс жасауға мүмкіндік болды.

Қазіргі заманғы кинотеатрдың арқасында көптеген адамдар осы жағдайдағы әйел тек өз келбетімен айналысады, кофе жасап, құжаттармен жұмыс істейді деп ойлайды. Дегенмен хатшының міндеттері компьютерлік бағдарламалардың абсолютті иеленуінен, іскерлік әдеп ережелерімен аяқталып, клиенттермен жұмыс істеуден бастап өте кең. Егер сіз мамандықтың барлық қыр-сырын түсінуді шешсеңіз, нақты жұмыс күнінің және мүлдем реттелмейтін жұмыс кестесінің жоқтығына дайын болуыңыз керек . Өйткені сіз компанияның қызмет ерекшелігіне және бастықтың әдеттегі тәртібіне толықтай бейімделуіңіз керек.

Іс жүзінде, хатшы-референттің міндеті жоғары білімнің болуын, ағылшын тілін еркін меңгеруді болжайды, өйткені менеджердің ассистенті қандай да бір тұлға болып табылады, ол компанияның беделінің негізгі компоненті болып табылады. Сексуалдық білім алған, бірақ өмірде оқымаған әйелдің ортақ бейнесі мүлдем пайдасыз, өйткені ешқандай серіктес немесе клиент мұндай көшбасшыға елеусіз қарамайды.

Сонымен, хатшының функционалдық міндеттері қандай? Ең алдымен, осы лауазымда кіріс қоңырауларын қабылдау және барлық сұрақтарға білікті жауап беру қажет. Өзіңіз білетіндей, сіз басқарманың кестесін білуіңіз керек, сондай-ақ компанияның қызмет ерекшеліктерінің қыр-сырын түсінуіңіз керек. Кез-келген телефон қоңырауларына жауапты тұрақты сөйлемдермен, яғни үшінші тараптан сөйлеу керек. Адамдар әртүрлі, ал хатшы әр жағдайда өз-өзін бақылап, дөрекілікке немесе дыбысты жоғарлатуға болмайды. Осылайша, байланыс мәдениеті ең маңызды сәттердің бірі болып саналады.

Бұдан басқа, хатшы арқылы фирманың негізгі қызметіне және басқарушы құрамға тікелей қатысы бар түрлі құжаттардың көп болуы туралы түсінікті болу керек. Қажет болған жағдайда талап етілетін қалтаны табу үшін кіріс құжаттардың ағынын қысқа мерзімде жүйелеуге мүмкіндігі болуы керек. Команданың тиімді жұмысын уақытында ұйымдастыру маңызды дағды болып табылады, өйткені хатшы келушілерді қабылдауға жауап береді, соның ішінде жоспарланбаған кездесулер ұйымдастыру.

Кейбір фирмаларда бұл қызметкер тек хатшылықта ғана емес, бүкіл кеңседе қалыпты жұмысты қамтамасыз ететін кеңсе тауарларының бар-жоғын бақылауға жауапты. Әрине, сіз негізгі өнімдерді сатып алуыңыз қажет, себебі компания қонақтары үшін шай, кофе және тағамдар ұсынылады. Менеджердің кеңсесінің тиімді жұмысын қамтамасыз ете отырып, оның нұсқауларын нақты және уақтылы орындауға қабілетті қызметкерді табу өте маңызды. Құзыретті хатшы бірқатар қаржылық мәселелерде құзырлы болуы керек, себебі қаржылық құжаттардың толтырылуы және оларды басқа инстанцияларға жіберу керек. Әрине, егер қате жасалса, компанияның адамы зардап шегеді.

Осылайша, ақылды көшбасшы хатшы лауазымына әрбір кандидатты дербес қарастырады. Сұхбат кезінде ол адамның білім алғанын, коммуникативті және төтенше жағдайларда шешім қабылдауға қабілетті екенін түсінуге тырысады.