Істер номенклатурасына түрлері, олардың ерекшеліктері мен мақсаты

Кәсіпорындағы тиімді құжат басқаруды ұйымдастыру, ол үшін тиісті жағдай жасау мүмкін емес. или на бумажных носителях. Олардың бірі электрондық нысанда немесе қағаз бойынша істер номенклатурасы ретінде әрекет етеді. оның қызметі құжаттармен байланысты маманы, болса, сұраңыз: «істер номенклатурасын қандай түрлері бар», - дәл, оларды қоңырау шалу қажет. мұндай қызметкерлер тез массив құжаттамада бағдар жіктелуін білу міндетті, бұл факт.

жағдайларда диапазоны: түсінігі, түрлері, мазмұны, мәні

құру тәртібін сипаттайтын алдында Терминологияны. представляют собой категории разработанных в установленной форме систематизированных перечней наименований комплексов документов, формируемых на предприятии в процессе его деятельности с указанием периодов хранения. жағдайлары номенклатурасын түрлері сақтау кезеңдерін көрсете отырып өз қызметінің барысында компанияның жинақталатын құжаттар кешендерін атаулары, жүйелі тізімдер белгіленген нысанда дамыған санаттары болып табылады. Олар қажетті актілерді тез іздеу үшін қажетті болып табылады. операциялар жылдамдығы сапасын ауқымы байланысты болады. тарату үшін пайдаланылатын тізімдер және топтық, қалтасында қауіпсіз индекстеу құрылған сақтау кезеңдерін жүзеге асырылуда әрекет етеді. Олар анықтамалық файл құру қамтамасыз ету және бухгалтерлік ақпарат көзі ретінде қызмет етеді. , как типовая, примерная, индивидуальная. Іс жүзінде, номенклатурасын осы түрлері типтік, үлгілі жеке тұлға сияқты жұмыс істейді пайдаланылады. Компания дербес назарға олардың қызметінің ерекшелігін ескере отырып тізімін әзірлеу міндетті.

талаптар

, нормативными актами определены правила, применяемые при их составлении. жағдайларда түрлері, олардың сипаттамалары мен мақсаттары ауқымы ескере отырып, ережелер оларды жасау кезінде пайдаланылатын ережелерді анықтайды. тізімдер қалыптастыру кезінде мынадай:

1. , Сипаттайтын ұйымдастыру, іздеу және құжаттарды сақтау, есепке алу тәсілдерін бірлігін сақтаңыз.
2. индекстеу пайдаланыңыз. Ол тізімдер тиісті бөлімдеріне түзетулер, түзетулер мен толықтырулар қамтамасыз етеді.
3. тұрақтылық индекстері бақылаңыз.

Жалпы сипаттамасы

, указанные выше. АҚШ-тың қысқаша мақсаты мен жоғарыда аталған жағдайларда түрлерінің ауқымын қарастырып көрейік. Жеке тізімдер нақты ұйымдастыру үшін әзірленді. Олар күнделікті өз қызметі үшін пайдаланылатын құжаттаманы көрсетеді. сол өнеркәсібінде актілерді бірдей түрін пайдалану компанияларды тартуды бейім. номенклатуры дел. олардың біріздендіру және стандартты номенклатурасы пайдаланып топтар үшін және электрондық істер туралы. соңғы ұсыныс бар. дел являются обязательными. жағдайлары тізімдемелердің Типтік түрлері міндетті болып табылады. Олар, әдетте, өнеркәсіп бүкіл компаниялар үшін бірыңғай индексі (жүйесі) орнатылады. Типтік және үлгілі номенклатурасы бас ұйым құрастырылған. Олар нақты бизнес үшін жеке тізімдері қалыптастыру үшін негіз ретінде қызмет етеді. жоғары құрылымдармен келісім бойынша өз кезегінде, олар. находятся в ведении квалифицированных специалистов. ісі және олардың жобалау номенклатурасын түрлері білікті мамандар басқарады. Олар өздерімен бірге жұмыс түгендеу және ұйымдастыру тартылды. Қалыптасқан номенклатурасы кеңсе және мұрағат ісі келісілген болуы тиіс.

маңызды фактор

істер номенклатурасы қарамастан стандарт немесе түгендеу болмыстың, әрбір кәсіпорында болуы тиіс. ұйымдастыру үшін шоғырландырылған құжаттың оңтайлы дамыту болып саналады. подразделений. Ол істер департаменттерінің номенклатураның барлық түрлерін қамтиды. тиісті мұрағат келісілген шоғырландырылған тізімі. оның бекітілгеннен кейін, құрылымдық бөлімшелерінің көшбасшы олардың жұмыста пайдалану үшін разряд бөлімдер аударылған.

дайындау ерекшеліктері

, но и состав, количество документов, используемых на предприятии. қызметкерлер үшін, тексеру парақтарының дамып, ол, істің номенклатурасын түрлі түрлері, сондай-ақ құрамы қандай ғана емес, кәсіпорынның пайдаланылатын құжаттардың санын білу маңызды болып табылады. өз қызметінде, сарапшылар ұйымның позициясын, актілерді ағымдағы және өткен жылғы тізімін, кадр, сыныптамалар, т.б. түгендеу, анықтамалық файлын пайдаланыңыз. жіктеу номенклатурасы схемасы Кәсіпорынның құрылымында бірінші кезекте байланысты болады. ұйымды жүзеге асырады айтарлықтай маңызы және функциялары. Осыған байланысты, жіктеу санаттары ішкі бөлімшелерінің, сондай-ақ басқару міндеттер ретінде әрекет ете алады ретінде.

құжат түрлері

жағдайларда ауқымы компанияның қызметін көрсететін барлық актілерді қамтуы тиіс. қоғамдық бiрлестiктер пайдаланылады құжаттар олардың жасалған ұйымдардың тізіміне енгізілген. номенклатурасына шешімдерді, анықтамалық файл үшін үшінші тарап компаниялардың келіп осы және аяқталмаған бизнес болуы мүмкін. басылымдар тізіміне енгізілген жоқ. Бұл, атап айтқанда, шешімдер жинақтарды, бюллетендерді, нұсқаулықтар, анықтамалық журналдар, кітапшалар, белгілерін және т.б. жатады. Ұйымның негізгі бағыттарын көрсететін емес, алфавит және басқа да көмекші материалдар ауқымын, қамтымайды.

жалпы тәртібі

списка разделов и подразделов классификационной схемы. жағдайларда номенклатурасы мәтіні жіктеу схемасын Бөлімдер мен бөлімшелердің тізімін нысанын қабылдайды. Сонымен қатар тақырыптарын күрделі құжаттарды көрсетілген. құжаттардың қажетті ақпаратты есептілігін түрінде жазылады. Кейіннен олар жоба элементтің қалыптастыру пайдаланылады. тізімі кесте түрінде пайда болуы мүмкін. Мысалы:

түзеу мектеп түріне 8 істер номенклатурасы

титрлер тілін анықтау

Ол белгiленген ережелерге сәйкес жүзеге асырылады. Атап айтқанда, олар тиіс:

1. жалпылама түрінде дәл, оған орналастырылған құжаттар, түрлер мен функционалдық жабдығының құрамы жағдайда мазмұнын көрсетеді.
2. айқын ретпен орналасқан элементтер міндеттейтін қамтиды:

• түрі немесе подтипа атауы. Бұл т.б. сырттай журналы, бұйрықтар, хаттамалар, және болуы мүмкін.
• ұйым / құрылымдық бөлімшенің атауы. құжаттың әзірлеуші / Автор туралы ақпарат бар болуға тиiс.
• атына болады немесе ол жағдайда орналасқан актілер алу көзделіп отыр, оның компаниясы, атауы.
• құжаттардың қысқаша сипаттамасы.
• актілерді мазмұнмен байланысты аумағында, атауы.
• құжаттар жағдайда орналастырылған кезеңі (күні). Ол сондай-ақ көшірмелерін болуы туралы ақпаратты қамтамасыз етеді.

Бір мәселе бойынша актілер

олар орындау ретін тарту емес, егер, мұндай жұмыстар бар жағдайларды тақырыптарын тұжырымдау жылы сөз «құжаттар», және соңында (жақшада) олардың негізгі түрлерін көрсетеді. Бұл былайша :. мысалы тұжырымы мамыр болуы есептер, жоспарлар және т.б. болуы мүмкін «мұрағаттар туралы семинарлар туралы құжаттар кәсіпорын (ұсынылады оқытушылық басылымдар тізіміне, тізімдер) бойынша.»

хат-хабар

ол бар онда Рубрики жағдайлары, тиісті термин қамтиды. деген сөз «сырттай» кейін қандай мәселе бойынша және ол жүргізілді, кімнен көрсетеді. әріптер біртекті тілшілері бар жағдайларды атауында, олардың аттары берілген жоқ. Оның орнына, олар ортақ түрлерін көрсетеді. тұжырымын, мысалы, бұл болуы мүмкін: «. Ұйымның жыл сайынғы есеп беру және жоспарлау туралы филиалдармен хат» түрлі тілшілер әріптер бар болса, олар сондай-ақ аталған жоқ. Бұл жағдайда, тек қарым-қатынас тақырыбын көрсетеді. Мысалы: «қызметкерлері бейімдеу байланысты мәселелер бойынша сырттай.» нақты тілші атауы, шын мәнінде, тек оған және оған хат құрамында болған кезде ғана көрсетеді.

нақты елді мекенде қатысты құжаттар

заттар, мысалы, актілер қалыптасады болса, атақтары тиісті әкімшілік-аумақтық бірлік көрсетілген атаулары болып табылады. Ол назарға нюанстар алуы тиіс:

1. құжаттардың жиынтығы мазмұны бірнеше біртекті салаларды қамтитын болса, олардың нақты атаулары тізімде жоқ. Бұл жағдайда, олардың жалпы моделі есімі берілді. тұжырымы болуы мүмкін: «терроризмге қарсы күрес үшін Қорғаныс басшыларының өзара іс-қимыл ұйымдастыру бойынша құжаттар.»
2. мазмұн әкімшілік-аумақтық бірліктің біріне байланысты болса, оның атауы тақырыбындағы көрсетілген.

қосымша

жоспарлау құжаттарды қамтиды газеті жағдайларда, / есептілігі тұрады кезең бойынша деректерді қамтиды. Бұл, жарты жылдық тоқсандық немесе жылдық болуы мүмкін. жағдайларды атақтары біртекті құжаттарды қорытындылау үшін пайдаланылатын, тегі көпше көрсетілген. Мысалы: «ұйым қызметкерлерінің алға жылжыту бойынша Тапсырыстар».

көлемін жасау

ол (мысалы, құжаттама айтарлықтай сомасы) бірнеше бөліктен құрылатын болады деп болжанып отыр жағдайларда (егер қажет болса), бірінші, содан кейін ортақ тақырыбын тұжырымдалған, және - оның бөліктері үшін атауы. соңғы орындалған жаңарту функциясы. Мысалы: «Memo 2015 жылға арналған», «2015 жылдың 1-ші жартыжылдығына арналған Volume 1. Memo». қалыптасу барысы мен тазарту тақырыптары құжаттар көрсетілуі мүмкін кешендер. Сонымен қатар, бұл оларға оңайлатылған, арнайы емес тұжырымын қосу тыйым. Атап айтқанда, ол т.б. «түрлі», «жалпы хат-» сияқты сөздерді пайдалануға рұқсат және жоқ. Ол күрделі бұрылыстар мен кіріспе сөзден пайдалануды болдырмау үшін ұсынылады.

ретке

Бұл екі жолмен жасауға болады:

1. тізімінің жоғарғы бүкіл ұйымның номенклатурасын қалыптастыру барысында ұйымдастырушылық және әкімшілік актілер, соның ішінде бизнеске тақырыптары, төтеп. Келесі, басқа санаттағы (шарттық, жоспарлау және есеп беру, т.б.) атауларын көрсету үшін олардың маңызы кему. Бөлім құрылымын жағдайларда шоғырландыру, сондай-ақ олардың ішіндегі нақты және функционалдық қарым-қатынас актілеріне негізделуі тиіс соңғы атауларды тағайындау.
2. секция атауларының шоғырландырылған тізбесін қалыптастыру жылы жіктеу схемасын жасалды, оның негізінде тікелей аттары бөлімшелерді әрекет етеді. атаулары штат кестесіне сәйкес ұйымдастырылған.

шарттарын анықтау

Алдын ала белгіленген кезеңде олардың іске асыру тұрақты мониторинг, сақтау режимдерін уақтылы түзету ұйымдастыруды қамтамасыз ету үшін қажет. Осы себептері бар болса, мысалы, уақыт, уақытша бастап тұрақты әр түрлі болуы мүмкін. белгіленген мерзімі деректер үлгісіне (ведомстволық) кәсіпорынның жұмыс істеу кезінде құрылған құжаттар тізбесі сәйкес болуы тиіс. мұндай тізім қол жетімді емес болса, шамамен / типтік номенклатурасы пайдаланыңыз. сақтау кезеңдер анықтау, сондай-ақ Федералдық мұрағатының құзыретті органдармен келiсiм бойынша жүзеге асырылуы мүмкін.

тағайындау индекстері

Ол оларға енгізілген iстер мен құжаттар жедел және қатесіз идентификациялау үшін жүзеге асырылады. Индекс араб сандарымен құрылған символы болып табылады. Ол (дефис арқылы) істі сериялық нөмірі қосымша Code Division қамтуы мүмкін. Мысалы, есеп бөлімі құжат, жылдық есеп жақтаушыларының ашылу бөлімінде ретінде кодексі 05. тағайындалады. Тиісінше, шоғырландырылған тізімінің бөлігі ретінде, акт бар іс индексі 05-01 табылады.